デジタルサイネージをオフィスで活用しよう！メリットや事例の紹介

店舗やショールーム、公共の交通機関などでも使われているデジタルサイネージは、オフィスでも活用できます。「オフィス内での伝達力を高めたい」「オフィスに訪れた方に対するアピール力を高めたい」などという場合に便利です。

今回は、デジタルサイネージをオフィスで活用するメリットや、参考にしたい活用事例について幅広くご紹介します。

デジタルサイネージをオフィスで活用するメリット

オフィスにおけるデジタルサイネージの用途としては、自社社員に向けた情報発信、クライアントに向けた情報発信、採用希望者に向けた情報発信の3パターンに大きく分けられます。

そんなデジタルサイネージのメリットとして、コストの削減が挙げられます。情報発信の手段にはデジタルサイネージ以外にもポスターの利用などが挙げられますが、ポスターの場合は印刷費用が発生するのはもちろん、印刷や設置にかかる時間的コストが発生します。デジタルサイネージは発信内容をパソコンで作成でき、画像や動画の差し替えも容易なため、経済的コスト・時間的コストの両方を削減できます。

デジタルサイネージには種類があり、ネットワークに接続するタイプを選べば遠隔で複数台を一括操作することが可能です。他にもシンプル構造で初心者にも扱いやすいタイプ、タッチパネル機能が搭載されているタイプもあり、オフィスの規模や用途に合わせて選べるという点もメリットと言えます。

また、ポスターと比べて人の目に入りやすいという点もメリットの一つです。オフィスのエントランスや休憩室、会議室などに設置しておけば、社員一人ひとりのタイミングで情報を確認してもらうことができます。ある程度ディスプレイが大きいものを選べば少し離れた場所からの閲覧も可能ですので、より多くの方に情報を発信できるため非常に便利です。

自社社員向けデジタルサイネージ活用事例

まず、自社社員に向けたデジタルサイネージの活用事例をご紹介します。

オフィス内での情報共有

オフィスの目立つ場所にデジタルサイネージを設置することで、さまざまな情報を随時共有できます。朝礼での周知事項や本日のスケジュール、納期はもちろん、スケジュールや業務内容の変更に関しても共有が可能です。

オフィス内での情報共有の手段としてはデジタルサイネージの他にも文書や回覧板、メールやグループウェアのツールなどがありますが、これらは伝達スピードに差が出ることに加え、伝達漏れや確認漏れが生じる可能性があります。

情報伝達ができていないとミスが起きやすくなります。ミスを防ぐためには社員一人ひとりへの口頭での周知が有効ですが、伝達漏れが生じる可能性がある他、時間のロスにもつながるため、あまり得策とは言えません。

他にも、会議室の利用状況や在庫状況などの確認手段としてもデジタルサイネージは有効です。常に目に触れる環境で情報を発信すれば、社員が自ら動いて情報を取りにいく必要がないため業務効率の向上に役立ちます。

企業に関する情報の発信

コピー機の周辺など、多くの社員が利用する場所にデジタルサイネージを設置することで、印刷できるまでの待ち時間を有効活用してもらえます。例えば、社内ルールや企業コンセプト、企業理念や方針などを繰り返し流すことで社員の意識向上が期待できます。また、営業成績優秀者の発表や売上達成率などを流せば社員のモチベーションアップが狙えます。

会議における資料の代用

会議室にデジタルサイネージを設置すれば、会議やプレゼン、ディスカッションなどで活用できます。

例えば会議やプレゼンでは、パソコンで作成した資料をデジタルサイネージに表示できます。手元の資料に目を落とすことなく発表に集中できるため、参加した社員が発表の意図や流れを理解しやすくなります。紙の資料では伝わりにくい実際の利用イメージも動画として流すことができ、会議やプレゼンを成功へと導きます。

ディスカッションで使用するなら、電子黒板タイプのデジタルサイネージがおすすめです。表示している資料に直接メモ書きして保存できるので、複数人で議論をする際に便利で、ディスカッション後に資料を編集する必要もありません。

社員間のコミュニケーションツール

デジタルサイネージは情報共有だけでなく、コミュニケーションツールとしても活用できます。ニュースや天気予報、占いなどのコンテンツを配信したり、社内イベント・レクリエーションに関する連絡事項や新入社員の自己紹介を流したりと使い方は自由です。また過去の社内イベントの映像を流すなど、コミュニケーションのきっかけ作りとしての使用もおすすめです。

社員間のコミュニケーションが活性化することで雰囲気が良くなり、業務の効率化につながるケースもあるので、デジタルサイネージを導入するなら積極的に取り入れてみましょう。

緊急・災害情報の告知

機器によっては、緊急・災害情報を表示する機能をオプションで追加することが可能です。これにより緊急時でも社員に対して迅速な対応を促せる他、災害情報や安全な対処法をいち早く届けることができます。オフィスで勤務する社員だけでなく、来客があった際にも役に立つので、デジタルサイネージを導入するならぜひ取り入れたい機能の一つと言えます。

クライアント向けデジタルサイネージ活用事例

次に、クライアントに向けたデジタルサイネージの活用事例をご紹介します。

受付でウェルカムボードの代用

来客が多い企業におすすめのデジタルサイネージの活用方法として、ウェルカムボードが挙げられます。ウェルカムボードは設置しておくだけで歓迎の意を示せるアイテムで、さりげない工夫ですがクライアントの心象を良くするのに効果的です。

来客の予定がある際は、受付に設置しているデジタルサイネージの表示を切り替えてウェルカムボードとして代用しましょう。

ウェルカムボードと併せて設置しておきたいものが、フロア案内です。特にオフィスの規模が大きい場合は、フロア案内があれば目的地までクライアントをスムーズに誘導できます。

自社の商品やサービスのPRに

クライアントに対して自社の商品やサービスをPRする手段として有効なのが、パンフレットです。しかしパンフレットは紙媒体なのでコストがかかることに加え、持ち帰っても読んでもらえない可能性があります。

その点、デジタルサイネージはその場で情報発信できるため、自社の商品やサービスの詳細をしっかりと伝えることができます。また広報映像や自社での取り組みを映像にして流すのもおすすめで、企業のイメージアップに効果的です。クライアントが利用する待合室や廊下、エレベーター前などにデジタルサイネージを設置し、待ち時間を有効活用してもらいましょう。

ここで、実際に待合スペースにデジタルサイネージを設置している企業の事例をご紹介します。

こちらの企業ではエントランスのリニューアルに伴い、もともと展示していたパネルを取り外し、合計4台のデジタルサイネージを導入しています。会社紹介をはじめとし、商品やサービスの紹介、環境活動のPRなどを配信した結果、ディスプレイ前で足を止めて見入る来客者が増加するなどの確かな効果が確認できたようです。

小向事業所 導入事例 | 東芝 業務用ディスプレイ&デジタルサイネージソリューション

採用希望者向けデジタルサイネージ活用事例

最後に、採用希望者に向けたデジタルサイネージの活用事例をご紹介します。

企業情報を発信して興味を引きつける

多くの採用希望者の心をつかむには、企業や業界に対して興味を持ってもらう必要があります。この点においても、デジタルサイネージが活用できます。

企業の経営理念や業務上の取り組み、企業や業界の最新ニュースなどの配信により採用希望者の興味を引きつけることができれば、より多くの人材確保が期待できます。たとえ面接につながらなくても、知人の新卒者や転職希望者に紹介してもらえる可能性もあります。

オフィス出入り口で面接会場の案内表示

オフィス出入り口や受付、廊下などにデジタルサイネージを設置すれば、面接会場までの案内表示として活用できます。面接希望者の場合は特に面接前で緊張しているため、面接会場と併せて道順や現在地なども示しておくと親切です。

大規模なオフィスの場合、関係者以外立入禁止の場所に間違って立ち入られるリスクがありますが、案内表示があればその心配もなく、情報漏えいのリスクも軽減できます。

デジタルサイネージをオフィスで活用しよう

デジタルサイネージをオフィスで活用することで、情報伝達に関する課題を解決できる他、自社の魅力を社外に効率良くPRできます。

オフィス内での情報共有に活用したりコミュニケーションツールとして活用したり、クライアントや採用希望者への情報発信に活用したりと、使い方は企業によりさまざまです。

デジタルサイネージを導入して、オフィスの質を高めてみてはいかがでしょうか。

なお、デジタルサイネージで使える会社紹介動画の作成方法に関しては、以下の記事で詳しく解説しています。こちらも併せてチェックし、自社の紹介動画の作成に役立ててください。

魅力的で面白い！個性的な会社紹介動画作成のポイントと事例をご紹介 | プルークスの動画アカデミー