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作業手順を伝えるには動画が最適!手順書を動画にするメリットを解説



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作業手順を動画で共有するには

手順書やマニュアルは紙の資料やPDFが主流です。しかし、細かいニュアンスまで伝えるとなるとページ数が多くなり、読むのが大変で分かりづらい資料になることがあります。そこで注目されるようになったのが、手順書の動画化で、動画は作業の手順だけでなくタイミングなどの細かな部分も伝えられます。

また、一度作成してしまえば、次回以降は説明や印刷の手間も省くことも可能です。ここでは、手順書を撮影するメリットや動画作成の方法、コツなどを解説します。

 

手順書を動画化するメリット

手順書やマニュアルの動画化には、「理解をしやすい」「時間を有効活用できる」「コスト削減に繋がる」といったメリットがあります。

 

理解をしやすい

動画は紙のマニュアルと違い、映像と音声、テロップを組み合わせて情報を伝えられます。作業中に操作するタイミング、発生する音は紙媒体や画像のみでは伝えることが難しく、細かいニュアンスが把握できません。一方で、動画なら「ゆっくり~する」といったタイミングも視覚的に確認できるため、内容を直感的に理解できます。

また、一通り動画をチェックした後、「この操作の方法だけ見直したい」といった場合に必要な箇所だけを繰り返し学ぶことができるでしょう。短時間で必要な箇所を重点的に復習できるため、理解度を高めるのに役立ちます。

 

時間を有効活用できる

スマートフォンやタブレットの利用が一般的になったことで、電車での移動中やちょっとした空き時間にも動画を見ることができるようになりました。みなさんも移動時間や空き時間で動画を見る機会も増えたのではないでしょうか?

手順を学ぶための動画を作成しておけば、わざわざ会議室に人を集めなくても、それぞれの隙間時間を使って時間や場所を選ばすに閲覧を促すことができるのです。

 

コストが削減できる

時間と場所を選ばずに閲覧できることはコスト削減にも繋がります。動画は紙媒体と違い、作成したデータが残っている限り簡単に共有可能です。印刷コストも保管するコストも、ほとんどかかりません。しかも、動画をみるだけで理解ができるのなら、担当者が繰り返し説明する必要もないため、人件費の削減にも繋がります。

 

動画化できる物の一例

紙よりも動画にしたほうが分かりやすい、伝わりやすい説明は手順書だけではありません。各企業がどのような動画を作っているのか実例を確認してみましょう。

研修マニュアル

主に新人研修で利用されるマニュアルです。電話対応や商品説明の仕方など、応対の仕方やビジネスマナーを動画で学びます。新人研修以外の用途としては、フランチャイズ店舗の店長、または店長候補を対象とした運営マニュアルや、中間管理職向けの指導マニュアルなどが作成されています。

参考:これからの歯科医院の為のおもてなし診療

 

業務の説明マニュアル

作業手順書はもちろん、業務プロセスの説明においてもマニュアルは有効です。新入社員や中途採用者が業務の全体像を把握するために利用したり、業務の処理手順を把握するために利用します。通常業務以外にも、トラブルが発生したときの対応をマニュアル化しておくと、イレギュラーな事態への備えになるでしょう。

参考:エクセルで業務フローを作成する

 

商品・サービス紹介

取扱説明書やチュートリアル、提供しているサービスの紹介動画になります。購入した商品の基本的な使い方や組み立て方、または操作方法を紹介します。社員の商品理解を深めるためにも利用できますが、商品を購入した顧客や購入を検討しているユーザーも動画のターゲットです。商品のセールスポイントを分かりやすく盛り込むことで、優れた商品であることを訴求できます。

参考:お洒落着洗いサービス利用紹介映像

 

セールスマニュアル

こちらも研修動画ですが、主に営業部の新人やOJTに利用されます。営業の具体的なセールスプロセスを視覚・言語化したものや、接客の方法を動画マニュアル化します。視聴することで、実践的なノウハウを身につけることが目的です。

参考:【おすすめ研修】営業マンのための基本スキル研修

 

動画制作の方法

次は、手順書動画の作成について基本的な流れをご紹介します。

 

1.必要な情報をまとめる

まずは必要な資料や情報を集めて、整理をします。その際に、最終的にどのような動画にするのかをイメージしながら作業を進めてください。

実際は必要ではない、普段使わない資料の説明も動画に含めてしまうと、情報が多くなり重要な内容が埋もれてしまいます。逆に、長く作業をしている人にとっては当然と思っている初心者に必要な情報を入れ忘れてしまうかもしれません。完成形をイメージすることで、そうした情報の精査に失敗する可能性を軽減できます。

 

2.構成案

『いつ・誰に・なんのため』に使われる動画なのか、目的を明確にしておきましょう。新人なのか管理職なのかによって、必要な情報が異なります。ターゲットが理解できなければ、時間とコストをかけて作った動画が無駄になってしまうため、必ず、目的を明確に設定してください。

また、閲覧はPCメインかスマートフォンメインか、画面サイズや動画の長さを意識することで、編集や撮影で手戻りの発生を防ぐことができます。

 

3.台本を作成

集めた情報と構成案をもとに、具体的なコンテンツを作成していきます。短時間の動画でも、台本がないとテンポが悪くなり、何を伝えたいのか分かりづらくなるため、台本を作成することが必要です。

可能であれば、台本を作成するときに動画の流れやセリフだけでなく、挿入する画像やテロップも記載しておくと良いでしょう。画像やテロップがあることで、あとから必要な素材を取り直すことなく編集がスムーズに進みます。必要であれば、全体の流れをイメージしやすいように絵コンテを作成しても良いかもしれません。

 

4.撮影

台本の流れに沿って動画を撮影したり、必要な音源素材を録音していきます。カメラだけでなくマイクや照明のセッティングなどの準備が必要です。

撮影するときは一方向からの撮影ではなく、様々な角度からアングルを変えて撮影することをおすすめします。あとから、「この作業は正面からのほうが分かりやすい」「光の加減で手元が見えにくい」といったときに、一番見やすいアングルのものを選ぶと動画の品質を高められます。

カメラを複数用意できるのであれば一度に撮影できますが、台数に限りがあるようなら同じ作業を数回撮影して一番分かりやすいアングルを選んでください。

 

5.ナレーションの収録

台本と撮影した動画を合わせてナレーションを収録します。撮影時には不要な音が入り込んだり、説明している声が聞き取りづらかったりするケースもあるため、ナレーションを入れることで、より伝わりやすい動画に仕上がります。抑揚や言葉の速さなど、事前に打ち合わせておきましょう。

ナレーションの収録が難しい場合は、編集時にテロップを入れての説明ができます。しかし、音声が入っていたほうが理解しやすいケースも多いため、できる限りナレーションを入れるようにしましょう。

 

6.編集

撮影・収録した素材を組み合わせた後、不要な部分を削ぎ落とします。また、必要に応じてテロップや効果音を入れてください。各カットの時間を調整して、冗長にならないように気をつけながら動画を作成します。

動画作成のコツ

より良い動画にするためには、撮影時や編集時にちょっとしたコツがあります。動画制作の経験がなくてもコツを意識することで、品質を高められるため、ぜひ、挑戦してください。

環境を整える

動画のクオリティは、周囲の環境に気を配ることで驚くほど高くなります。画面のブレを抑えるために三脚を使う、映像が暗くならないようにレフ板を使う、これだけでも見やすい動画が撮影できます。また、対象物だけでなく、余分な物が写り込まないように、背景も予め確認しておきましょう。

 

ナレーション・テロップはシンプルに

ナレーション・テロップは動画を見やすく、理解しやすくするために挿入します。ただし、ずっとテロップが流れている動画は、逆に映像が見づらくなることがあります。ナレーションも同様に、長くなると重要なポイントが分かりづらくなるため、シンプルな表現で簡潔に伝えるようにしましょう。

また、ナレーションの収録は1日で終わらせるようにしておくと、日にちをまたぐことで起こる声色の変化やコンディションの不調を防げます。

 

チェックは複数人で行う

独りよがりな動画にならないように、各工程や編集後に複数人にチェックしてもらい、感想をもらいます。その感想から、足りてない要素や不要な情報を再度洗い出し、動画の質を高めていきます。チェックは制作に関わるグループだけでなく、実際に利用する担当者や管理者の意見をもらうようにするとよいでしょう。

手順書の動画化で利便性を高める

紙で確認していた手順書を動画にすることで、より分かりやすく、時間と場所を選ばずに確認できるようになります。文字や画像だけでは伝わりづらいニュアンスも直感的に理解できるため、新たに業務に取り組む担当者も高い精度で業務に取り組むことができるでしょう。

また、動画は一度撮影すると費用をかけずに簡単に共有できるため、印刷費や人件費の削減にも効果的です。自社の手順書を動画化して、品質向上やコスト削減に役立ててみてはいかがでしょうか。

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